ОСНОВНЫЕ ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ-МАШИНИСТКИ
Выполняет технические функции по обеспечению работы руководителя
организации или ее подразделений. Получает для руководителя сведения
от работников подразделений, вызывает их по его поручениям. Организует
телефонные переговоры руководителя. Принимает и передает
телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые
сообщения и доводит их до его сведения.
Осуществляет работу по
подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор
необходимых материалов, оповещение участков о времени, месте, повестке
дня заседания или совещания и их регистрация), ведет и оформляет
протоколы. Следит за обеспечением руководителя канцелярскими
принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия,
способствующие эффективной работе руководителя. Передает и принимает
информацию по приемно-переговорным устройствам. Печатает по указанию
руководителя различные материалы. Ведет делопроизводство, принимает
поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее
систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и
передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или
конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо
подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений
руководителя, взятых на контроль. Принимает документы на подпись
руководителю. Организует прием посетителей, содействует оперативности
рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в
соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность
и в установленные сроки сдает в архив.
Для надлежащего выполнения должностных обязанностей должна знать:
руководящие и нормативные документы,касающиеся ведения
делопроизводства; руководящий состав организации и ее подразделений;
машинопись; правила орфографии и пунктуации; порядок расположения
материала при печатании различных документов, правила печатания
деловых писем с использованием типовых форм; правила эксплуатации
пишущих машинок, диктофонов, магнитофонов; правила пользования
приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы
организационно-распорядительной документации; основы организации
труда; законодательство о труде и охране труда РФ; правила внутреннего
трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, техники
безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.