ОСНОВНЫЕ ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ-СТЕНОГРАФИСТКИ
Обеспечивает выполнение технических функции по обеспечению и
обслуживанию работы руководителя организации или ее подразделений.
Получает для руководителя сведения от работников подразделений,
вызывает их по его поручениям. Организует телефонные переговоры
руководителя.
Принимает и передает телефонограммы, записывает в
отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его
сведения. Осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний,
проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение
участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их
регистрация), ведет протоколы и оформляет протоколы. Следит за
обеспечением руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами
организационной техники, создает условия, способствующие эффективной
работе руководителя. Стенографирует тексты подготавливаемых
руководителем приказов, распоряжений, писем и других
организационно-распорядительных документов с последующей их
расшифровкой и печатанием на пишущей машинке. Передает и принимает
информацию по приемно-переговорным устройствам. Ведет
делопроизводство. Принимает поступающую на имя руководителя
корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с
принятым в организации порядком и передает после ее рассмотрения
руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для
использования в процессе их работы либо подготовки ответа. Следит за
сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
Принимает документы на подпись руководителю. Организует прием
посетителей, содействует оперативности рассмотрения жалоб и
предложений работников, формирует дела в соответствии с утвержденной
номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки
сдает в архив.
Для надлежащего выполнения должностных обязанностей должна знать:
руководящие и нормативные документы, касающиеся ведения
делопроизводства; руководящий состав организаций и ее подразделений;
стенографию; машинопись; правила орфографии и пунктуации; порядок
расположения материала при печатании различных документов; правила
печатания деловых писем с использованием типовых форм; правила
эксплуатации пишущих машинок, диктофонов, магнитофонов; правила
пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты
унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
основы организации труда; законодательство о труде и охране труда РФ;
правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны
труда, техники безопасности, производственной санитарии и
противопожарной защиты.